La Digitalización y sus ventajas

digitalizacion de documentos

Las ventajas de la digitalización de documentos son indiscutibles: mejora en la productividad, acceso a la información desde cualquier lugar, manejo seguro de los datos y mayor eficiencia son solo algunas de las razones que impulsan una tendencia que nació con aplicaciones como el correo electrónico.

Según Jose Pablo Rodríguez, Gerente de Producto de Epson, “esta tendencia está impulsada por factores como el alto volumen de transacciones, la creciente demanda por mayor acceso a la información desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento, así como la necesidad de agilizar los procesos”.

Impacto en el negocio
La digitalización es un modo de mejorar la productividad, lo que hace que sean las grandes empresas las que más hayan implementado esta tecnología, esto también obedece a que son éstas las que tienen una mayor cultura de digitalización por el volumen de información que manejan, y la necesidad de que esté disponible para cualquiera de sus ejecutivos sin importar donde se encuentre ubicado. Son las firmas con un alto nivel de transacciones las que más experiencia tienen sobre el efecto que este proceso puede tener en su negocio.

Y es que además de las ventajas, este proceso conlleva una disminución de los costos ocultos asociados con almacenamiento de la información (bodegaje, almacenamiento, conservación), por lo que el impacto financiero también es importante.

¿Por qué digitalizar?
Gestión de documentación es el concepto clave cuando hablamos de digitalización de la información y engloba una serie de beneficios derivados. “Para muchas organizaciones es crítico bloquear los accesos a cierta información, ya sea por medio de claves o de encriptación de archivos, pero otras lo que buscan es brindar mejores servicios, ser más eficientes al tener toda la información a mano para poder integrarla a una base de datos consolidada y accederla de una manera mucho más ágil. Las razones para digitalizar dependen de las necesidades de cada organización, pero en todas se trata de mejorar procesos y productividad”, asegura Rodriguez.

En cuanto al tipo de documentos que más se vuelven digitales, el experto asegura que los que predominan son los legales o jurídicos, así como los reportes financieros y los expedientes médicos o de personal.

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