Xerox ECM

 

La era de la información presentó una serie de ventajas competitivas para las empresas, ante esto, nace una nueva herramienta de gestión del contenido empresarial (Enterprise Content Management, o ECM por sus siglas en inglés) que provee un conjunto de herramientas, métodos y estrategias que cualquier empresa, independientemente de su tamaño, debe implementar.

Personalmente he utilizado y admimistrado una de las soluciones ECM llamada DocuShare, una herramienta para el adecuado manejo de documentos empresariales, con varias funcionalidades que permiten mantener un buen control de versiones con la seguridad necesaria, pero lo que más me interesó fue el potente motor de búsqueda que tiene, el cual indexa el contenido de los documentos sin importar el formato.

“Las empresas deben empezar a ver el valor real de los archivos y la cantidad de tiempo que debe invertirse en procesos que podrían parecer simples, pero no lo son. Esta nueva etapa nos lleva hacia empresas más inteligentes enfocadas en lo que realmente importa: el negocio”, dijo Juan Nietch, Gerente de Solución de Negocios para Xerox.

La información es valiosa, siempre y cuando esté disponible cuando sea realmente necesaria. Para esto debe ser capturada, guardada, administrada, preservada y, además, compartida con la persona adecuada, en cualquier momento y lugar. Eso es en lo que radica precisamente, la evolución hacia el ECM.

Debido a la movilidad que disfrutan ahora los trabajadores, se deben poner los documentos en la palma de la mano y brindar la posibilidad a los empleados de buscar y recuperar sus documentos en segundos desde una PC, y es prácticamente imposible perder un documento archivado en el sistema.

Esta posibilidad permite ser más productivo porque no se necesita gastar tiempo buscando la información que necesitan; tampoco tienen que esperar por un archivo que esté siendo utilizado por otro trabajador, ya que los nuevos sistemas permiten acceso simultáneo a los documentos en toda la compañía y así se puede dar una respuesta más rápida a los clientes.

“La diferencia competitiva entre empresas automatizadas y aquellas que aún mantienen procesos manuales es bastante significativa y esto se refleja en el servicio al cliente, la atención de oportunidades y en sus capacidades de decisión”, agregó Nietch.

Todas estas ventajas, sumados a la eliminación del papel en la oficina, ayudan a reducir los costos de mano de obra relacionados con la administración de documentos y también aumenta la seguridad de los datos.

Proteger de forma segura los activos de la información mediante el uso de la tecnología y mantener la integridad, es decir, dar garantía de que el acceso a la información o la modificación de ésta sólo pueden llevarlo a cabo las personas autorizadas, es otro de los beneficios de este tipo de solución.

Esta nueva evolución va de la mano con las herramientas tecnológicas que permitan establecer permisos de acceso a documentos basados en el usuario, automatizan los procesos de retención programados y proporcionan las pistas para auditorías detalladas que muestran qué empleados acceden a documentos específicos y cuándo.

Con la tecnología también podremos ver una gran reducción en la cantidad de papel que se consume en una empresa, y a la postre en el país, además colateralmente disminuyen las emisiones de carbono y el consumo de combustible al cortar o transportar los árboles y el papel.

“Al final, la nueva era lo que traerá es una evolución para administrar procesos de forma automatizada, que genera ventajas competitivas y aumenta la velocidad de entrega de información a clientes internos y externos.”, concluyó el experto.